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审计机关公文处理办法、主题词及其编制

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为了提高审计机关公文质量，推动“一手清”制度的贯彻执行，加快规范化建设步伐，现将江苏省审计厅办公室转发《审计署关于发布〈审计机关行政公文处理办法〉的通知》和《审计署办公厅关于印发〈审计署公文主题词表〉的通知》的通知(苏审办发〔2001〕68号、67号）集中编发给你们，请认真组织学习并贯彻执行。

审计机关行政公文处理办法

第一章 总　则

　　第一条　为了规范审计机关行政公文处理工作，根据《中华人民共和国审计法》和《国家行政机关公文处理办法》（国发［2000］23号），制定本办法。

　　第二条　本办法所称审计机关行政公文，是指审计机关在行政管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

　　第三条　本办法所称的公文处理，是指公文的制发、办理、管理、立卷、归档、销毁等一系列相互关联的工作。

　　第四条　审计机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。　　

　　审计机关的各内设机构，应当指定公文管理人员。

第五条　公文处理工作必须严格执行国务院《国家行政机关公文处理办法》，做到准确、及时、安全。

　　第六条　审计机关通过计算机网络发出的电子公文经密码确认后，与纸质文件具有同等效力。要充分利用审计机关计算机网络等现代办公手段，扩大电子公文的应用范围，逐步减少纸质公文，提高公文处理效率。

各级审计机关要保障计算机网络的安全畅通，及时准确地收发信息，做到设备、制度、人员落实。

第七条 各级审计机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第二章　公文种类

　　第八条　审计机关的行政公文种类主要包括：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律、行政法规发布部门规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（三）公告

　　适用于宣布重要事项或者法定事项。

　　（四）通告

　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　（五）通知

　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　　（六）通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　（八）请示

　　适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（九）批复

　　适用于答复下级机关的请示事项。

　　（十）意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（十一）函

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

　　第九条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

　　（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

　　（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

　　（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

　　（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　（八）下发行政规章用“发布”；下发本机关产生的其他公文用“印发”；下发隶属机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。批转、转发公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题。

　　（九）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　　（十）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。

　　（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

　　（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

　　（十三）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

　　（十四）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　（十五）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

　　第十条　公文排版规格及各要素标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）执行。

　　第十一条　公文用纸一般采用国际标准Ａ４型（２１０mm×２９７mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十二条 电子公文的格式与纸质公文的格式相同，按审计署制定的模版规格制作。

第四章　行文规则

　　第十三条　行文应当确有必要，注重效用。

　　第十四条　审计机关的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　　第十五条　署机关行文的权限。

　　（一）以审计署名义行文：

　　１.向国务院报告、请示工作；

　　２.答复省、自治区、直辖市人民政府等请示国务院的有关审计业务问题；

　　３.就审计工作发布审计规章、决定、公告和通告；

　　４.就审计工作对地方审计机关及署派出派驻机构发布指示、布置工作，答复请示；

　　５.就有关工作向省部级单位发出函件。

　　（二）以审计署办公厅名义行文：

　　１.就审计业务对地方审计机关及署派出派驻机构布置工作计划，答复一般性问题的请示，交流情况和经验；

　　２.通知召开会议、举办培训班等；

　　３.代表审计署就有关工作向地方或外部门厅（司、局）级单位发出函件。

（三）署机关各司局可以本司局名义，就具体工作事项向地方审计厅（局）、署派出派驻机构发信函，但不得正式行文、直接布置任务和要求直接报送文件。

　　第十六条　省级审计机关及署派出派驻机构应经过办公厅向署报送文件，不得多头报送或直接向有关业务司局报送文件，也不得未经署领导允许直接向领导同志个人报送文件。

　　第十七条　同级审计机关依据职权可以相互行文和向下一级审计机关行文；除依法行使审计监督职责发出审计文书，以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经本级政府授权不得向下一级政府正式行文。

　　审计机关的派出派驻机构，可以在主管机关授权范围内对外行文。

　　各级审计机关的内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

　　第十八条　向下级审计机关的重要行文应当同时抄送其上级审计机关和本级人民政府。

　　第十九条　拟制公文，对涉及其他机关职权范围内的事项，应当与有关机关会商，取得一致意见后方可行文；经会商意见仍不一致的，应据实上报各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

　　第二十条　同级审计机关、上级审计机关与下一级人民政府可以联合行文；审计机关与相应的党组织和军队机关可以联合行文；审计机关与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

　　第二十一条 联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，应经政府同意后行文，文中应当注明经政府同意。

　　第二十二条　“请示”应当一文一事，不得越级；情况特殊，确需越级请示的，应当抄送被越过的上级机关；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

　　“报告”不得夹带请示事项。

　　第二十三条　受双重领导的审计机关同时向本级人民政府和上级审计机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级审计机关向受双重领导的下级审计机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第二十四条 对下级审计机关不适当的行文，有管辖权的上级审计机关应当予以纠正或撤销。

第五章发文办理

　　第二十五条　发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核（业务文书）、签发、核查、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第二十六条　草拟公文应当做到：

　　（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如果提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　　（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引用标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１.”，第四层为“（１）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

　　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第二十七条　公文送负责人签发前，应当由拟文单位、会签单位办公室进行审核。

　　第二十八条　以本机关名义制发的公文，由主要负责人或者经主要负责人授权的其他负责人签发。

　　第二十九条　公文正式印制前，文秘部门应当进行核查，核查的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，是否符合行文规则，格式是否统一、规范等。如果发现文件内容有误需要对文稿进行实质性修改，应按程序复审。

　　对已送印的公文文稿，印制过程中如发现有疑义，应当报文秘部门处理；必须做改动的，送签发人审阅同意后方能修改。

　　第三十条　草拟、修改和签批公文使用的笔墨，必须符合存档的要求。不得在装订线外书写。

　　第三十一条　缮印公文必须手续完备，印制符合规定格式，字迹清晰、纸面整洁、装订端正牢固；对公文原稿应当注意保护，不得涂抹和损坏；校对要准确无误。

　　第三十二条　纸质文件加盖发文机关的公章方能生效。

　　第三十三条　发送密级纸质公文，应当在信封上标明秘密等级。绝密公文应当加盖专用密封章或指定专人传递。密码电报不得密电明复、明电密电混用。

第三十四条 电子公文的发文比照纸质公文的发文规定办理。发送密级电子公文必须通过审计机关加密的计算机网络系统，绝密级文件不得用网络传输。

第六章　收文办理

　　第三十五条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第三十六条　各级审计机关收到公文后，要签收、登记，并检查核对。如发现问题，要及时与发文单位联系处理。外出参加会议带回的公文（包括重要资料），交本机关文秘部门按收文办理。未经文秘部门登记分发的公文，各部门不予办理。

　　第三十七条　收到文件后要区分阅件与办件，阅件及时送有关领导和部门传阅，上级机关交办事项的文件呈负责人批示后送有关部门处理。

　　收到下级审计机关上报的办件，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。符合本办法规定的办件，应当及时送负责人批示办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。批办公文应当确定办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

　　第三十八条　承办部门收到公文后应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向批办领导说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的领导并说明理由。

　　第三十九条　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人负责协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

　　第四十条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　第四十一条　送负责人批示或者交有关部门办理的公文，各级文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第四十二条 下载打印电子公文要从严控制。下载打印的文件骑缝加盖本机关公章，以对其真实合法性负责，并应按照纸质公文进行管理。

第七章　公文归档

　　第四十三条　公文办理完毕后，应当由公文主办部门根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

　　个人不得保存应当归档的公文。

　　第四十四条　归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

　　第四十五条　联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

　　第四十六条　本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

　　第四十七条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

　　第四十八条　电子公文的归档按照国家档案部门的有关规定办理。

第八章　公文管理

　　第四十九条　审计机关的文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度，并经常进行检查，督促落实。

　　第五十条　上级审计机关的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级审计机关负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印密级文件时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制。

　　第五十一条　公文复制件作为正式公文使用时，要注明复制机关并加盖复制机关印章，视同正式公文妥善保管。

　　第五十二条　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经过审计机关办公厅（室）负责人批准，可以销毁。

　　第五十三条　销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

　　第五十四条　机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

　　审计机关工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第五十五条　密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

　　第五十六条　电子公文及各种载体比照纸质公文的办法管理，具体办法另行制定。

第九章 附则

　　第五十七条　审计机关审计规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

　　第五十八条　公文处理中涉及电子公文的未尽事宜另行规定。

　　第五十九条　各级审计机关的办公厅（室）对上级机关和本级机关下发公文的贯彻落实情况，应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

　　第六十条　本办法自２００２年１月１日起施行。１９９６年１２月１７日审计署发布，１９９７年１月１日起施行的《审计机关公文处理的规定》同时废止。

审计业务文书按有关规定办理。

各级审计机关可结合当地政府的要求和本地的实际情况，制定实施细则。

　　第六十一条　本办法由审计署办公厅负责解释。

审计署公文主题词表

（二○○一年十二月修订）

编制和使用说明

为适应审计机关公文规范化的要求，便于公文管理和计算机检索，特编制《审计署公文主题词表》（以下简称词表）。词表主要用于标引审计署、审计署办公厅、署派出机构印发的公文和各地审计机关报署的公文。

（一）词表结构务求合乎逻辑、具有较宽的涵盖面，并相对稳定，便于使用。

（二）词表体现文档管理一体化的原则，即词表中主题词的区域分类和类别词可分别作为档案分类中的大类和属类。

本词表按照最新版《国务院公文主题词表》的体系结构编列，共有15类957个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类689个主题词，附表有2类268个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”，“财政、金融、审计”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词，如“体制”、“职能”、“编制”等。类别词和类属词统称为主题词，用于公文的标引。　　

（一）标引细则

1．要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。

2．选词时，应首先选用切合公文主题概念的专指性较强的主题词。

3．当没有专指性较强的主题词时，应选用上位类别词替代标引。

4．若无合适的上位类别词替代标引时，应选用与主题概念关系较密切的两个或两个以上的正式主题词进行组配标引。

5．若仍不能满足需要时，方可选用本词表以外的适当词（称自由词）进行标引。自由词标引应遵循下列原则：

（1）选用的自由词应符合本词表的选词原则。

（2）标引时，应在自由词后加“△”标记。

（3）选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加“△”标记。

6．主题词的标引位置。主题词应标在文件的抄送栏之上。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目之间空1字。

7．主题词的标引数量。每件公文所选用的主题词数量一般应在5个以内。

8．主题词的排列次序。一般次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后；单主题公文主题词的标引格式是：类别词+类属词+文种；多主题公文主题词的标引格式是：类别词+类属词+类别词+类属词+文种。

标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等，置于反映公文内容的主题词后、文种之前。若地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等同时出现在同一公文中，则按地区名称、组织机构名称、年代和人物名称的顺序排列。公文的文种置于最末位。在转（印）发类型的公文中，被转（印）发的公文文种可不作为主题词标引；但如果被转（印）发的是属于法规性质的公文，其名称（准则、条例、规则、规定、办法、细则等）应作为主题词标引。

9．一份公文标引的主题词中要求必须含有类别词。标引顺序是先标类别词，再标类属词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可将能够准确反映文件主题内容的自由词标在选定的类别词的后面，并在该自由词后面加“△”以便区别。

10．上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（二）标引程序

主题分析的目的，在于确定公文的主题，据此准确地提炼出主题概念。它是通过审读公文、分析公文的主题类型和结构来进行的。

（1）审读公文。主要通过审读公文内容，特别是公文的标题、摘要或按语、关键性的句子、结论性的意见，来了解公文发布的意图，从而确定公文的主题（即中心思想），并用精炼的一句话表述出来。

（2）分析公文的主题类型。公文的主题类型分为单主题和多主题。单主题是指一件公文只有一个主题。多主题又称并列主题，是指一件公文有两个或两个以上的主题。一份公文如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。

（3）分析公文的主题结构。即分析公文主题的主要成分和次要成分及其相互关系。主要成分是公文主题中最核心、最关键的部分，次要成分是对公文主题主要成分的说明以及主要成分所处的时间、空间、所属文件类型等。如某某省关于 1995年开展税收财务物价大检查的工作报告，这是一个多主题公文，有三个并列主题：“税收大检查”“财务大检查”“物价大检查”，这是公文主题的主要成分，“1995年”“工作报告”是次要成分。

2．主题概念转换

主题概念转换也叫查表选词。由主题分析而确定的主题概念是自然语言形式的词，须依照公文主题标引细则，将主题概念一个一个地转换成词表中的正式主题词。主题概念的转换分为直接转换和间接转换。直接转换是指主题概念可以从词表中找到相应的主题词；间接转换是指在词表中没有与主题概念直接相对应的主题词，须进行上位类别词标引、组配标引、自由词标引。

3．主题标引结果审核

这是减少标引误差，提高标引质量的一个措施。审核的主要任务：一看公文主题概念的提炼是否全面、准确，有无遗漏隐含的主题概念；二看公文主题概念转换所选用的词是否确切地反映了公文的主题内容，是否符合公文主题标引细则；三看同类型公文、同类型主题所选用的主要主题词是否一致；四看标引记录是否有遗漏。

（三）标引实例

1．单主题标引。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。标准形式为“农业水土保持通知”。

2．多主题标引。如《国务院关于在若干城市实行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。标准形式为“经济管理破产劳动就业通知”。

3．根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技体制改革决定”。

　　四、词表管理

　　（一）本词表由审计署办公厅秘书处负责管理和解释。

（二）本词表自2002年１月１日起执行。1998年2月26日印发、4月1日起施行的《审计署公文主题词表》同时废止。

01．综合经济（７3）

统计　　指标　　分配　　统配　　调拨

01Ｂ　经济管理

　　　　经济　　管理　　调整　　调控　　控制　　结构

　　　　制度　　　所有制　　股份制　　责任制　　流通

　　　　产业　　行业　　改革　　改造　　竞争　　兼并

　　　　开放　　开发　　协作　　资源　　土地　　资产

　　　　资料　　产权　　物价　　价格　　投资　　招标

　　　　经营　　生产　　转产　　项目　　产品　质量

承包　　租赁　　合同　　包干　　国有　　国营

私营　　集体　　个体　　企业　　公司　　集团

合作社　普查　工商　　商标　　注册　广告

监督　　增产　　效益　　节约　　浪费　　破产

亏损　特区　开发区　保税区　展销展览

03．工交、能源、邮电（６2）

　　　　冶金　　钢铁　　地矿　　机械　　汽车　　电子

　　　　电器　　仪器　　仪表　　化工　　航天　　航空

　　　　核工　船舶　　兵器　军工　　轻工　有色金属

盐业　　食品　　印刷　　包装　手工业　纺织

　　　　服装　　丝绸　　设备　　原料　　材料　　加工

　　　　铁路　　公路　　桥梁　　民航　　机场　　航线